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贵州警察学院档案管理办法
2020-04-20 11:17 学院办公室  审核人:   (点击: )



第一章 总 则

第一条 为了规范贵州警察学院的档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案在学院公安教育训练工作中的作用,更好地服务社会,根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》、《机关档案管理规定》、教育部和国家档案局共同制定的《高等学校档案管理办法》《贵州省档案管理条例》等法律、法规,结合学院的实际情况,制订本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学院在日常管理等活动中直接形成的对学生(学员)、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。本办法所称档案是指单位综合档案,不包含人事档案(教工、学生<学员>档案)。

第三条 档案工作是学院的重要基础性工作。档案工作要纳入学院发展规划和工作计划,纳入学院管理制度,纳入相关人员的工作职责,纳入领导议事日程和目标责任制,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 学院档案必须实行集中统一管理,在管理过程中,要确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。各部门在档案部门的监督、指导下开展各项档案工作。

第五条 学院全体民警、职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第六条 学院档案工作要实行科学管理,逐步采用先进技术,与学院的信息化整体建设同步发展,积极开发档案信息资源,为满足学院和社会的需要提供优质服务。


第二章 体制与机构设置

第七条 档案工作由学院办公室负责,并由一名副院长分管。院属各归档文件整理部门档案工作由一位负责人分管,并确定一名兼职档案人员具体承办。学院办公室档案管理人员要主动接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。

  第八条 学院办公室下设机要档案科,配备专职档案工作人员,在学院办公室主任和上级业务主管部门的领导下,发挥监督和指导作用,统一管理全院的档案工作。

第九条 学院实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理、组卷、编制页号或者件号、制作卷内目录,经机要档案科负责档案工作的人员检查合格后向学院办公室移交。立卷归档工作是各部门工作的一部分,是兼职档案人员的工作职责,专职档案人员负责对立卷归档工作的监督与指导。


第三章 档案工作的任务

第十条 学院的档案工作就是通过收集、整理、保管、利用学院形成的各类档案,直接为学院和社会有关方面提供服务的工作,其工作性质具有管理性、服务性、学术性、政治性。

第十一条 学院办公室是学院档案工作的职能管理部门,负责学院档案的保管与利用。

第十二条 学院办公室机要档案科的基本职责:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规,规划学院档案工作;

(二)拟制(修订)学院档案工作规章制度,监督、指导、检查规章制度的执行情况;

(三)负责学院各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计工作;

(四)开展档案的开发和利用工作;

(五)参加信息工作整体化建设,负责编研档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

(六)参加档案工作协会、学术研究和交流活动,组织学院档案管理网络工作的各项活动;

(七)培训学院内设部门档案工作人员,组织开展档案工作的评优活动;

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

(九)负责检查、监督档案的保密与安全;

(十)完成学院领导交办的其他任务。

第十三条 各归档文件整理部门的基本任务

(一)认真执行档案管理的法律、法规和学院档案工作的规章制度;

(二)负责本部门文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用(限有保管利用任务的归档文件整理部门)等环节的工作,要保证归档文件材料的原始性、完整性、准确性和系统性;

(三)主动接受学院档案部门的业务指导和督促检查,按归档时间向机要档案科移交档案;

(四)注意保密,确保文件材料的安全。


第四章 档案工作人员

  第十四条 学院专兼职档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能,积极参加档案业务相关培训和学习,努力提高业务水平。

第十五条 档案工作人员调离时,要严格履行档案交接手续,交接手续完备,方可离岗。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。


第五章 经费、库房、设备

第十六条 学院档案工作所需经费应单独立项,列入学院预算,统筹解决。

第十七条 学院为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十八条 学院根据工作需要,有计划地为档案室添置必要的存储和利用设备,设立信息化专项经费,逐步实现档案管理的信息化。


第六章 档案的收集与归档

  第十九条 学院档案收集的范围是根据国家档案局发布的《机关档案管理规定》规定应归档的文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案;机关履行行业特有职责形成的专业档案;照片、录音、录像等音像档案;印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;以及反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料和实物。

第二十条 各归档文件整理部门必须按照国家有关规定,依据学院档案工作规章制度的相关条例,对应当归档的各类文件材料整理、组卷,对实物进行积累,按要求及时向学院办公室机要档案科移交,任何部门或个人不得以任何理由不予移交,更不得据为己有。

   第二十一条 文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。

会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2)《建设项目档案管理规范》(DA/T28)及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。

照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》(GB/T11821)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)规定。

其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54)《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63)等规定。

第二十二条 学院相关部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备(价值在10万元以上)开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须对应归档的文件材料进行审查验收。

第二十三条 归档的文件材料应质地优良,格式统一,手稿字迹工整,使用规范书写材料,声音、图像清晰(配有文字材料),符合本规章制度《归档文件材料书写规定》的要求。涉及国家秘密档案的管理应当符合保密管理的相关规定。

第二十四条 归档时间:党政、教学、出版、外事等能按年度归档的各类综合性文件在第二年1月底以前归档;科研课题档案在鉴定验收后2个月内归档,暂不申报或中断、停止的课题,在课题结束或中断、停止后2个月内归档;基建项目在验收后3个月内归档;设备开箱验收完毕后归档,引进设备在索赔期满后2个月内归档;财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管2年,于第三年3月底前归档;声像档案在完成制作后3个月内归档;实物档案在收集后3个月内归档;电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

第二十五条 接收档案必须履行手续,填写移交清册一式两份,经档案工作人员验收签字后,双方各保存一份。


第七章 档案的管理与利用

第二十六条 学院办公室机要档案科应根据国家档案局的规定,编制学院档案分类方案、各类档案工作规范及档案保管期限表,对各类档案进行科学分类、编号组卷,编制多种形式的检索工具,提高利用效果。

第二十七条 学院办公室机要档案科应建立健全各项规章制度,按规定开展档案的接收、整理、保管和利用工作。

  第二十八条 学院综合档案的保管期限规定为永久、30年、10年3种。以件为保管单位的文书档案保管期限规定为永久与30年、10年。

第二十九条 对保存期己到的档案,学院办公室机要档案科应认真做好档案的鉴定工作,组织有关部门进行鉴定,凡需要销毁的档案,经鉴定后,必须登记造册,报分管领导审批,任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第三十条 按上级主管部门和学院的要求,学院办公室机要档案科应做好档案的统计工作,确定专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和室内各种情况数据,及时报送各种报表,并定期进行综合或专项统计分析。

第三十一条 涉及秘密的档案,学院办公室机要档案科应做好档案的安全保密工作,不得随意对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须按规定办理相关手续(具体要求见附件《贵州警察学院文书档案借阅规定》)。

第三十二条 利用学院档案者,均应按机要档案科的规定办理利用手续(具体要求见附件《贵州警察学院文书档案借阅规定》)。

第三十三条 学院办公室机要档案科应加强编研工作,对档案资料进行研究整理、编辑出版,配合有关部门编写重要参考资料。

第三十四条 档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行,以便充分发挥库藏档案资源的信息作用。

第三十五条 学院办公室机要档案科人员积极参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,交流管理经验和档案信息,实现资源共享。


第八章 奖励与处罚

第三十六条 根据《档案法》的有关规定,学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和信息化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十七条 有下列行为之一者,根据情节轻重,学院将对所涉主要负责人和直接责任人员给予行政处分;情节严重构成犯罪的,将移送司法机关,依法追究刑事责任:

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

  (三)涂改、伪造档案的;

  (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

  (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。


第九章 附 则

第三十八条 本办法由学院办公室负责解释。

第三十九条 本办法从公布之日起执行。



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