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​贵州警察学院公文处理办法
2020-04-29 11:18 学院办公室  审核人:   (点击: )


第一章 总 则

第一条 为提高学院公文质量和公文处理工作的效率,使之规范化、制度化、科学化, 根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9074--2012),结合学院实际,制定本办法。

第二条 学院公文是学院在教育教学活动过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是依法治校和开展各类教育教学活动的重要工具。

第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作,应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 学院办公室主管全院的公文处理工作,并对院属部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。院属各部门要高度重视公文处理工作,认真贯彻落实本办法,提高公文处理工作效率和质量。

第二章 公文种类

第五条 学院的党政公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩院属有关部门和人员、变更或者撤销院属部门不适当的决定事项。

(三)通知。适用于发布、传达要求院属部门执行和周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(四)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

  (五)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

  (六)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复。适用于答复院属部门请示事项。

(八)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

  (九)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

1.学院党政公文的发文标志为:

(1)《中共贵州警察学院委员会文件》;

(2)《贵州警察学院文件》;

(3)《中共贵州警察学院委员会》;

(4)《贵州警察学院》;

(5)《中共贵州警察学院委员会会议纪要》;

(6)《贵州警察学院院长办公会议纪要》;

(7)《贵州警察学院专题会议纪要》;

(8)《贵州省公安厅警察训练总队文件》。

2.院属相关部门公文的发文标志为:

(1)《贵州警察学院办公室文件》;

(2)《贵州警察学院政治部文件》;

(3)《中共贵州警察学院机关党委文件》;

(4)《中共贵州警察学院纪律检查委员会文件》;

(5)《贵州警察学院工会委员会文件》;

(6)《共青团贵州警察学院委员会文件》。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

1.学院党政公文的发文字号为:

(1)黔警院委〔20××〕××号;

(2)黔警院呈〔20××〕××号 签发人:×××;

(3)黔警院请〔20××〕××号 签发人:×××;

(4)黔警院发〔20××〕××号;

(5)黔公训〔20××〕××号;

(6)〔20××〕××号。

2.院属相关部门公文的发文字号为:

(1)黔警院办〔20××〕××号;

(2)黔警院政〔20××〕××号;

(3)黔警院机党〔20××〕××号;

(4)黔警院纪〔20××〕××号;

(5)黔警院工〔20××〕××号;

(6)黔警院团〔20××〕××号。

(六)签发人。上行文应当标注党政一把手姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。1.学院党政公文署名分别为“中共贵州警察学院委员会”“ 贵州省公安厅警察训练总队”“贵州警察学院”。2.院属相关部门公文署名分别为“贵州警察学院办公室”“贵州警察学院政治部”“中共贵州警察学院机关党委”“中共贵州警察学院纪律检查委员会”“贵州警察学院工会委员会”“共青团贵州警察学院委员会”。

(十二)成文日期。1.学院党政公文署会议通过或者学院党政一把手签发的日期。2.院属相关部门公文署分管院领导签发的日期。

(十三)印章。1.学院党政公文分别加盖“中共贵州警察学院委员会”“贵州省公安厅警察训练总队”“贵州警察学院”印章。2.院属相关部门公文分别加盖本部门印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

  (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

  (十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。学院党政公文和院属相关部门公文的印发部门统一为“贵州警察学院办公室”。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第七条 学院党政公文和院属相关部门公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9074--2012)执行。

第八条 学院党政公文和院属相关部门公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。学院党政公文和院属相关部门公文用纸统一由学院办公室印制和使用,院属其他部门不得自行印制和使用。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。院属部门不得越级向上级有关部门报送公文。除学院党政主要负责人直接交办事项外,不得以学院党委或学院名义向上级有关部门负责人报送公文,不得以学院党政一把手名义向上级有关部门报送公文。

第十二条 院属部门除办公室、政治部、机关党委、纪委、工会、团委外,其余部门原则上不得擅自以学院党政名义编印文件,不得在院内部门之间相互行文和向下属科室行文,不得正式对外行文。

第十三条 院属部门向学院党委、学院的“请示”应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十四条 对上级机关的来文,有必要下发的,如无贯彻意见,可原文翻印下发。

第十五条 已在各类会议上印发的领导讲话、会议纪要,原则上不再另行发文。

第五章 公文拟制

第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条 公文起草应严格按照“谁主办,谁起草”的原则进行。院属部门起草公文应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现学院党委或行政的意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)行文涉及院属其他部门职权范围内的事项,起草部门应当主动征求相关部门意见,力求达成一致;如有分歧,起草部门的主要负责人应当出面协调;仍不能取得一致时,起草部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请党政领导裁定。

(七)起草部门主要负责人应当主持、指导公文起草工作,并认真审核、严格把关;重要公文要亲自起草。

第十八条 院属部门起草的党政公文文稿在送学院党政领导签发前,应当由学院办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现学院党委或行政的意图;是否同现行有关公文相衔接;所提措施和办法是否切实可行。

(三)涉及院属其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学院党委和行政审议的重要公文文稿,审议前由学院办公室进行初核。

第十九条 经学院办公室审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。

第二十条 学院党政公文应当经学院党政负责人审批签发。

(一)上行文:党委公文由院党委书记签发;行政公文由院长签发。

(二)下行文:党委公文由院党委书记签发;行政公文由院长签发;专题会议纪要由主持会议的院领导签发;院属相关部门公文,由分管院领导签发;《贵州警察学院》函头公文,根据内容由分管院领导签发。

第二十一条 公文拟制必须填写《贵州警察学院发文笺》,起草部门的起草人和负责人均应在发文笺上签上姓名和日期。未经学院办公室审核的文件,院领导不予签发。签发文件,应明确签署“发”“同意”“同意发”等字样,并将签发人的姓名和签发的年、月、日书写齐全,一律用钢笔、签字笔、毛笔书写;圈阅或者签名的,视为同意。

第二十二条 学院办公室应当及时审核公文,做到特急件半个工作日内、急件1个工作日内、一般件3个工作日提出审核意见;长篇或多篇公文一起送审的,审核时间不超过5个工作日。 第二十三条 院属部门呈报学院党委和行政的请示、报告等,应按下列程序办理:

部门拟写的请示或报告,经部门负责人审核签字后,送分管院领导签批;根据分管院领导意见,需再转其他院领导阅批的,阅批后再转送党政主要领导阅示。凡党政主要领导提出需经学院党委会、院长办公会议决定的,由学院办公室列入学院党委会、院长办公会议议程。

第六章 公文办理

第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条 学院办公室负责上级有关部门来文的收文办理,主要程序是:

(一)签收:学院办公室秘书督办科负责签收省政府、省公安厅、省教育厅从网上传发的电子公文,登记后转交机要档案科;机要档案科负责签收机要文件。机要档案科对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字,并按照“来文机关”“来文字号”“制文时间”“收文编号”“文件标题”填写《贵州警察学院公文处理笺》附在来文前面,送院办公室主任提出拟办意见。

(二)拟办:学院办公室主任收到公文后,应根据来文要求提出拟办意见,由秘书督办科分送相关院领导阅批。相关部门收到文件后认为需要请示院领导批办的,应交由学院办公室提出拟办意见再分送相关院领导阅批。

(三)批办:指院领导对学院办公室提出的拟办意见所作的批示。批办人应署姓名及批办日期。

(四)承办:指院属承办部门按领导批示办文、办事。属本部门职责范围的,要及时研究提出意见;对涉及多个部门的公文,主办部门要主动与协办部门协商研究,提出办理意见;协办部门要按照职责积极配合,及时将相关材料送主办部门综合。对不属本部门或不宜由本部门办理的,应当及时提出,由学院办公室主任协调解决。必须报上级有关部门的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送学院办公室审核,报院领导签发后上报。

第二十六条 院属部门负责学院公文网上传发公文的收文办理工作。各部门必须指定专人负责网上签收工作并及时报告部门主要负责人,以确保学院党委和行政的安排部署第一时间得到贯彻落实。

第二十七条 上级有关部门发来秘密级以上公文由院办公室机要档案科专人拆封。根据院领导批示,因工作需要告知院属各部门的,由机要档案科通知部门主要负责人到机要室阅看。如无院领导的批示,秘密级以上公文一律不得借阅、复印、拍照。

第二十八条 收文办理要严格按照时限要求办结反馈;无明确时限要求的,原则上5个工作日内办结反馈;确因特殊情况不能在规定时限内办结的,承办部门应报分管院领导同意后,及时向来文单位说明延期原因及延期反馈时限,同时向院办公室备案。

第二十九条 院办公室秘书督办科负责对上级来文和学院发文的贯彻落实情况进行督促检查,根据缓急和承办时限的要求,做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办,以保证公文的高效运转。

第三十条 学院办公室负责发文办理,主要程序是:

(一)复核。公文正式印制前,院办公室应当进行复核。复核的重点是:审批手续是否完备,公文是否需定密,附件材料是否齐全,采用文种是否正确,使用格式是否规范等。经复核需对文稿进行实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,由学院办公室秘书督办科确定发文字号、分送范围和印制份数并登记在发文簿上。

(三)印制。学院党政公文的印制由学院办公室按照公文格式要求印制。公文印制必须确保质量,建立校对、文印人员岗位责任制,坚持“谁拟稿,谁校对”的原则。主办部门、文印人员要认真负责,进一步提高校对和文印质量。凡出现校对、文印错误的公文,要及时予以改正。由于工作不负责任,发出的公文出现校对或文印错误的,除追究有关人员责任外,还要按照学院目标管理有关规定,扣除其所在部门相应分值。

公文印制必须确保时效,一般文件,应在3天内印发,急件应在领导规定的时间内印发。

涉密公文必须在院办公室机要档案科的涉密计算机上录入并调整格式;在保密办专人监督下印制;由机要档案科收发人员进行传递。

(四)核发。公文印制完毕,由学院办公室秘书督办科对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第三十一条 学院办公室负责来文和发文的收集整理归档。

(一)公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》及其他有关规定,由学院办公室机要档案科负责收集公文原件及有关材料并及时整理归档。

(二)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档,保证归档公文及有关材料的齐全完整,同时能反映公文所属,便于保管和利用。

(三)归档范围内的公文由学院机要档案科根据相关规定,确定保管期限。

第三十二条 不具备归档和保存价值的公文,必须报经分管院领导批准后方可销毁。销毁涉密公文必须严格按照上级有关部门规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十三条 学院相关部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交学院办公室机要档案科。部门人员离岗离职时,所在部门负责人应当督促其将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十四条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第七章 附 则

第三十五条 本办法适用于院属各部门。

第三十六条 本办法未作规定的,按《党政机关公文处理工作条例》执行。公文处理中涉及电子文件的有关规定按上级有关规定执行。

第三十七条 本办法自印发之日起执行,由学院办公室负责解释。


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