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贵州警察学院印信使用管理规定
2020-04-24 14:19   审核人:   (点击: )



为进一步加强和规范学院印信的管理和使用,更好地为全院服务,维护学院法人地位,明确印信使用范围,特制定本规定。

第一章 印信范围

第一条 由学院办公室管理的印信主要有:学院党委、行政印章;带有学院全称的钢印;学院办公室印章;党委书记、院长签名章;学院介绍信。

第二条 由院属部门管理的印章主要有:“贵州警察学院”加部门名称的印章、业务部门管理的专门用途印章。

第二章 印信刻制

第三条 院属各部门因工作需要刻制印章,必须按程序向学院办公室提交书面申请,由学院办公室按照有关文件规定确定新印章的内容、规格、图样,经学院办公室主任审核并报主管院领导批准后,按程序办理刻制手续并到公安部门指定机构刻制印章。

第四条 院属各部门因工作需要更换印章时,必须按程序向学院办公室提交书面申请,写明更换理由并附原印章印样,经学院办公室主任审核并报主管院领导批准后,由学院办公室按程序办理刻制手续并到公安部门指定机构刻制印章。

第五条 印章刻制好后,学院办公室应当留存印模,同时印发启用印章通知,发文之日起即印章开始启用。如为更换印章,新印章启用的同时收回旧印章交学院办公室机要档案科保存。

第六条 学院介绍信由学院办公室交指定印刷厂印制。

第七条 院属部门不得自行刻制、更换印章。

第三章 印信管理

第七条 贵州警察学院党委行政印章及钢印、学院介绍信由学院办公室秘书督办科管理并负责使用。学院印章及钢印具有代表法人资格作用。院属部门印章一律不具有代表法人资格作用。

第八条 由学院办公室秘书督办科管理的各类印信实行专人保管且应在办公室内使用,原则上不得将印信带出院外使用。特殊情况需经学院主要领导批准。

第九条 学院各级印章是代表各级组织行为责任的印记,院属各部门主要负责人为本部门用印第一责任人,应指定专人管理本部门印章,严格手续,正确用印。

第十条 专门用途印章,由所渉业务部门管理并负全部责任。

第十一条 印信必须存放在牢固的铁皮文件柜并加锁,随用随开,用毕即锁。每次用印或出具介绍信,管理人员必须进行登记并留存使用印信材料,定时整理后向学院办公室机要档案科移交立卷归档保存。

第四章 印信使用原则

第十二条 印信管理人员对印章的使用和介绍信的出具有监督的权利和责任。使用前应认真审核用印或出具介绍信内容是否经领导签字同意,是否有用印或出具介绍信的必要。

第十三条 用印必须符合要求,用印位置应骑年盖月,既不能压住正文,又不能造成印章与公文脱节,更不能在空白页上用印。盖出的印章应保证字迹端正、图形清晰,做到不倒、不斜、不偏、不花、不错。

第十四条 空白的信笺、介绍信、证明信一律不予用印。

第五章 印信使用审批

第十五条 用印必须履行审批手续。

(一)使用学院党委印章和党委书记签名章,必须经党委书记审批签字同意;使用学院行政印章或出具介绍信,除必须院长审批签字同意的事项外,其余事项应根据具体业务工作,由分管院领导或学院办公室主任审批签字同意;使用院长签名章,必须经院长审批签字同意;使用学院办公室印章,必须经办公室主任审批签字同意。

(二)以学院名义对外商洽工作的公函,发出的贺信(电)、慰问函、唁电等,必须经学院主要领导或分管院领导审批签字同意。

(三)院属部门以学院名义与外单位签订合同的,必须经学院主要领导或分管院领导审批签字同意

(四)为教职工出具身份、户籍、工资、科研成果、退休、计生等一般性证明,由相关职能部门出具证明,并由学院办公室主任审批签字同意;特殊证明必须经学院主要领导或分管院领导审批签字同意。

(五)以学院名义出具对外联系工作介绍信函的,由经办人所在部门出具有部门负责人签字的申请,并由分管院领导或学院办公室主任审批签字同意。

(六)学院各部门上报的文件及相关材料、报表、图纸等,按照有关要求应加盖学院印章的,由经办部门负责人签字并报学院主要领导或分管院领导审批签字同意。

(七)以学院名义颁发毕业证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等,必须经学院主要领导或分管院领导审批签字同意。

(八)科研项目申报、验收鉴定及申请专利等材料,必须经学院主要领导或分管院领导审批签字同意。

(九)以学院名义为学生出具在校就读、政审、学籍证明等下列情况:

1.学生在校就读证明:按程序先后由学生处或学生支队主要负责人、学院办公室主任审批签字同意;

2.学生实习证明:按程序先后由教务处主要负责人、学院办公室主任审批签字同意;

3.学生政审证明:按程序先后由学生处或学生管理支队主要负责人、学院办公室主任审批签字同意;

4.学生学籍证明:由学生处出具有主要负责人审核签字并加盖印章的学籍证明,再经学院办公室主任审批签字同意:

5.学生在校表现证明:由学生管理支队出具经支队主要负责人审核签字的在校表现鉴定材料,再经学院办公室主任审批签字同意。

第十六条 学生办理学生证,由学生处出具有主要负责人审核签字并加盖印章的学籍证明,再经学院办公室主任审批签字同意。补办学生证的,由学生本人提出申请,经所在大队和学生处学籍管理科审批盖章,再经学院办公室主任审批签字同意。

第十七条 紧急情况下使用公章,应当由部门或个人提出申请,并报经分管院领导同意,并及时补登用印记录;暂时联系不上分管院领导的,应经学院办公室主任签字同意,并及时补登用印记录。

第十八条 其他未授权事宜用印,由部门主要负责人审核,并经学院主要领导或分管院领导审批签字同意。

第十九条 凡有下列情况之一的不得用印:

(一)批准权限不当;

(二)涉及个人财产、经济、法律纠纷等;

(三)非学院师生或与学院工作、业务无关的;

(四)其他不符合用印规定的情况。

第六章 印章的停用

第二十条 由于机构变动造成印章停用,有关部门应及时将原印章交回学院办公室,并办理好交接手续。

第二十一条 印章损坏应停止使用。有关部门应及时向学院办公室申请更换新印章,并将破损印章交回保存或销毁。

第二十二条 遇有特殊情况,学院有权停用或收回部门印章。

第七章 其 它

第二十三条 对未经学院办公室同意、擅自刻制印章者,由学院办公室提请学院处理,除收缴非法刻制的印章外,还要追究部门主要负责人和相关人员责任。

第二十四条 丢失印信和违反规定使用印信,应追究印信管理人员和学院办公室主任的责任,并按情节给予相应的行政处分;造成严重后果的,依法处理。

第二十五条 本规定自印发之日起执行,由学院办公室负责解释。


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